1 引言
    1.1 機(jī)械工業(yè)檔案館是永久保存檔案的基地,。是為機(jī)械系統(tǒng)科研、生產(chǎn),、建設(shè)及社會(huì)各方面提供檔案保管利用,、信息服務(wù)的中心。
    1.2 為保證接收進(jìn)館檔案質(zhì)量,，科學(xué)有序進(jìn)行檔案接收工作,，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),，完整齊全保存,、有效利用檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》,、《檔案館工作通則》,、《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,、《歸檔文件整理規(guī)則》等有關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)章,，結(jié)合貫徹ISO9001-2008質(zhì)量管理體系，特制定本規(guī)范,。 
    1.3 本規(guī)范適用于機(jī)械工業(yè)檔案館各類(lèi)進(jìn)館檔案的接收工作,。

    2 檔案接收的基本原則
    2.1 按照全宗接收。進(jìn)館檔案以全宗為單位,，保持歸檔資料的完整性,。 全宗檔案進(jìn)館可以一次性接收，也可分期分批接收,。
    2.2 遵循分類(lèi)規(guī)則,。全宗內(nèi)分類(lèi)應(yīng)一致，移交檔案單位按照全宗檔案門(mén)類(lèi)和載體的不同,，制定統(tǒng)一的分類(lèi)方案,。
    2.3 案卷整理規(guī)范。移交檔案單位應(yīng)根據(jù)本規(guī)范進(jìn)行自檢,，自檢工作重點(diǎn)是：保管價(jià)值鑒定,，剔除需要銷(xiāo)毀的檔案。檢查保管期限,，調(diào)整保管期限劃分,。按照業(yè)務(wù)規(guī)范，目錄,、檢索工具,、檔案實(shí)物的編號(hào)、題目,、數(shù)量對(duì)應(yīng)無(wú)誤,，符合接收要求。
    2.4資料齊全完整,。全宗指南,、組織機(jī)構(gòu)沿革、檢索工具以及有助于了解檔案內(nèi)容的資料隨同檔案一起檢查,、登記,、造冊(cè)。清點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)計(jì)量單位明確為：“卷”,、“盒”,、“件”、“張”用于磁帶（盤(pán)）,、光盤(pán),；“冊(cè)”用于照片；“本”用于各類(lèi)目錄冊(cè),。
    2.5驗(yàn)收合格進(jìn)館,。經(jīng)檔案館驗(yàn)收合格的檔案才能接收進(jìn)館，確定合格的標(biāo)準(zhǔn)是：全宗整齊,，類(lèi)屬層次分明,；保管期限調(diào)整完畢，相關(guān)記錄一致,；卷（件）各種編號(hào)和標(biāo)識(shí)準(zhǔn)確完整,，卷內(nèi)目錄和備考表字跡清楚；檢索工具方便使用,，本式,、機(jī)讀式目錄的序號(hào)、題目,、數(shù)量一致,；全宗文字材料、移交檔案的統(tǒng)計(jì)資料真實(shí)完整,。

    3 檔案質(zhì)量要求 
    3.1 文書(shū)檔案 
    3.1.1以“卷”為單位實(shí)行立卷歸檔的,，按照《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》,、《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》、《文書(shū)檔案案卷格式》的有關(guān)要求整理編目,。 
    3.1.2 以“件”為單位進(jìn)行整理歸檔的,，應(yīng)當(dāng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》的有關(guān)要求整理編目。 
    3.2 會(huì)計(jì)檔案按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,、《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》的有關(guān)要求整理編目,。 
    3.3 科技檔案按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《機(jī)電部關(guān)于重要科學(xué)技術(shù)檔案進(jìn)館辦法》的有關(guān)要求整理編目,。 
    3.4 特殊載體檔案
    3.4.1電子文件歸檔要按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》,、《電子公文歸檔管理暫行辦法》相關(guān)規(guī)定整理編目，特殊格式的電子文件,，應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)附有相應(yīng)軟件,，在移交電子文件時(shí)填寫(xiě)電子文件登記表。（館質(zhì)量管理體系JGD-JS-04-04-16號(hào)單）
    3.4.2 照片檔案（含數(shù)碼照片）按照《照片檔案管理規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目,。 
    3.4.2磁性載體檔案按照《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目,。 
    3.4.3計(jì)算機(jī)光盤(pán)、激光視盤(pán)和激光唱盤(pán)等檔案應(yīng)按盤(pán)編號(hào),，注明有關(guān)內(nèi)容,，編制目錄。 
    3.4.4實(shí)物檔案包括各種榮譽(yù)獎(jiǎng)品,、宣傳紀(jì)念品等不同載體和不同物質(zhì)形態(tài)的實(shí)物原件,，應(yīng)當(dāng)按件編寫(xiě)說(shuō)明和編制目錄。 
    3.5 專(zhuān)業(yè)檔案應(yīng)當(dāng)按照專(zhuān)業(yè)檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理編目,。 
    3.6 檔號(hào)的編制應(yīng)符合《檔號(hào)編制規(guī)則》的有關(guān)規(guī)定,。

    4 檢索工具及參考資料 
    4.1 檢索工具 
    4.1.1本式目錄：書(shū)本式案卷目錄兩套、書(shū)本式全引目錄一套,。 
    4.1.2機(jī)讀目錄：案卷級(jí),、文件級(jí)機(jī)讀目錄光盤(pán)各一套。數(shù)據(jù)格式應(yīng)符合《文書(shū)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式》,。每張光盤(pán)標(biāo)簽上標(biāo)明單位名稱(chēng),、數(shù)據(jù)內(nèi)容。光盤(pán)內(nèi)編制TXT格式的說(shuō)明文件放在根目錄,。說(shuō)明文件包括光盤(pán)各文件夾名稱(chēng),、內(nèi)容、使用的操作系統(tǒng),、文件格式,、字節(jié)數(shù)。
    4.2 文字資料：立檔單位“組織機(jī)構(gòu)沿革”由立檔單位成立時(shí)間,、主要職能,、隸屬關(guān)系,、立檔單位主要負(fù)責(zé)人名錄、內(nèi)部機(jī)構(gòu)和所屬單位設(shè)置及各歷史階段演變,、人員編制等內(nèi)容組成,。“全宗指南”的內(nèi)容以文章敘述的方式，介紹立檔單位沿革,、全宗內(nèi)檔案情況及檔案內(nèi)容與成份等情況,。 
    4.3 參考資料：包括本單位內(nèi)部和公開(kāi)出版物及與工作性質(zhì)有關(guān)的各種查考資料,，登記造冊(cè)后,，隨檔案一并移交。

    5 檔案接收程序 
    5.1 溝通情況,。檔案館與移交單位見(jiàn)面,，介紹接收程序和流程，了解移交檔案數(shù)量和分類(lèi)情況,。
    5.2 檢查質(zhì)量,。對(duì)待移交檔案目錄、卷宗,、檢索工具,、資料完整性和組卷質(zhì)量進(jìn)行檢查，提出工作建議,，提供業(yè)務(wù)指導(dǎo),。
    5.3制訂方案。移交檔案單位制訂移交檔案工作方案,，確定鑒定原則,、整理工作內(nèi)容、檢查驗(yàn)收方式,、檔案移交時(shí)間等,。工作方案和批文（原件）隨全宗檔案移交。
    5.4組織接收,。經(jīng)驗(yàn)收符合上述有關(guān)規(guī)定,，檔案館接收檔案進(jìn)館。檔案館派專(zhuān)人清點(diǎn)所有移交檔案數(shù)量,、檢索工具及參考資料,，指導(dǎo)裝箱編號(hào)、安全運(yùn)輸,、有序進(jìn)館,、完備交接手續(xù)等各項(xiàng)工作。雙方填寫(xiě)檔案交接文據(jù)（館質(zhì)量管理體系7.5.1-JL-27號(hào)單）,，簽字蓋章,，一式三份,，檔案館保存兩份，移交單位保存一份,，歸入雙方檔案,。
    5.5接收與檔案館有產(chǎn)權(quán)關(guān)系和隸屬關(guān)系的單位檔案，工作流程可簡(jiǎn)化,。執(zhí)行本規(guī)范2．1,、2．3；4,；5條款,。收集整理、分類(lèi)組卷,、編制題目,、卷（件）內(nèi)文件排序編制頁(yè)號(hào)、卷內(nèi)目錄備考表填寫(xiě)工作完成后,，各類(lèi)歸檔資料造冊(cè),，填寫(xiě)移交清單（館質(zhì)量管理體系7.5.1-JL-28號(hào)單）由領(lǐng)導(dǎo)簽字后向檔案館辦理移交。
    5.6有償提供檔案業(yè)務(wù)服務(wù),。有償提供移交前的檔案標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化整理服務(wù),。雙方以簽訂服務(wù)協(xié)議的方式明確工作內(nèi)容，時(shí)間期限和質(zhì)量檢查辦法,，收費(fèi)價(jià)格和支付方式等,。
 
    6 附則 
    6.1 本規(guī)范由機(jī)械工業(yè)檔案館起草，并向機(jī)械工業(yè)聯(lián)合會(huì)和機(jī)械科學(xué)研究總院備案,。 
    6.2 本規(guī)范由機(jī)械工業(yè)檔案館負(fù)責(zé)解釋,。 
    6.3 本規(guī)范自公布之日起施行。