機(jī)械工業(yè)檔案館在為社會提供存檔服務(wù)工作中,，根據(jù)《合同法》有關(guān)規(guī)定，為明確雙方工作程序,，規(guī)范委托檔案接收,、移交、出入庫,、查閱,、調(diào)檔,、保管等工作流程，參照《檔案法》及《檔案法實施辦法》有關(guān)精神,，制訂托管檔案保管和庫房管理規(guī)范：

   一,、托管檔案進(jìn)館
   1. 需進(jìn)館的托管檔案按照合同約定，由委托方負(fù)責(zé)進(jìn)行整理并立卷裝盒,。
   2. 檔案入庫移交時,，由委托方填寫《檔案交接單》和《檔案裝箱單》一式兩份。盒內(nèi)須放卷內(nèi)目錄及備考表各一份,，以便于查閱和管理,。卷內(nèi)目錄和備考表不做移交登記，但作為托管檔案完整的必備材料之一,，由委托方提供,。
    3. 我方庫房人員根據(jù)移交的《檔案交接單》和《檔案裝箱單》進(jìn)行清點并核對盒數(shù)和大流水號，確認(rèn)無誤后,，雙方經(jīng)辦人在《檔案交接單》簽字交接,；之后由負(fù)責(zé)人簽字，加蓋接收章,，各保存一份,。為提高工作效率，委托方可以對《檔案交接單》先行簽字和蓋章,，我方人員清點無誤后簽字蓋章。交接工作中出現(xiàn)不符情況或其他未盡事宜,，雙方經(jīng)辦人在《檔案交接單》備注中加以說明,，明確處置辦法并記錄處置結(jié)果。
    4. 以包（或箱,、捆,、袋）形態(tài)封裝的檔案如果按照原形態(tài)存放保管的，庫房管理人員按照包（含箱,、捆,、袋）清點、驗收,，并按照《檔案交接單》辦理交接手續(xù),。同時檢查包（含箱、捆,、袋）中有無裝箱單,，沒有的應(yīng)在移交單上注明。如果需拆包（含箱,、捆,、袋）按冊（本）存放保管的，委托方應(yīng)提供詳細(xì)清單，以便核對和提供查詢,。

    二,、托管檔案查閱和出庫
    1. 為保證委托方檔案信息的機(jī)密性，對查閱,、調(diào)出的檔案,，雙方需確定專人并使用固定的傳真機(jī)聯(lián)系。特殊情況下需臨時傳真到非固定傳真機(jī),，委托方要確定專人通知我方,。如果人員或傳真機(jī)號碼有變動，應(yīng)及時通知對方,。臨時傳真到非固定傳真機(jī),，我方庫房應(yīng)做好記錄。開通的網(wǎng)絡(luò)信箱和視頻聯(lián)系,，應(yīng)做好安全查閱工作,。
    2. 委托方使用電話或派人到庫房查卷時，應(yīng)及時通知我方庫房做好準(zhǔn)備,。庫房管理人員應(yīng)填寫《查閱登記表》備查,。對委托方非檔案室人員到庫房查閱檔案或代取檔案，須出示委托方檔案管理部門的證明,。
    3. 案卷（件）需要出庫時,，憑委托方檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字的《檔案出庫單》調(diào)出，表明知道和同意檔案調(diào)出,?！稒n案出庫單》一式兩份，我方庫房管理人員依據(jù)《檔案出庫單》整理出庫檔案,，經(jīng)辦人簽名,；委托方經(jīng)辦人員進(jìn)行驗收核對出庫檔案無誤后，在《檔案出庫單》上簽名接收,。簽名的《檔案出庫單》一式兩份,，一份留存我方庫房備查，一份由委托方取走留存,。對調(diào)出的案卷（件）,，我方庫房需及時填寫《檔案調(diào)卷登記表》，做好內(nèi)部資料統(tǒng)計工作,。
    4. 案卷利用后應(yīng)及時歸還,，借期不超過一個月；到期未還者,，由委托方檔案人員負(fù)責(zé)催還,，并辦理續(xù)借手續(xù),。
    5. 歸還的檔案經(jīng)委托方檔案人員認(rèn)真審核后，填寫《檔案入庫單》辦理歸還入庫手續(xù),。我方人員清點無誤后辦理銷帳手續(xù),，將檔案回插上架存放。
    6. 我方庫房服務(wù)時間為每周星期一至星期五8：30至16：30,，在此時間段內(nèi),，我方接待委托方檔案查詢工作，并力所能及提供及時準(zhǔn)確的查詢服務(wù),；非正常服務(wù)時間如果委托方需要急需查檔,，需提前通知，我方庫房管理人員應(yīng)克服困難,，積極配合,，確保委托方對檔案的利用需求。
    7. 委托方緊急大批量調(diào)件,，需進(jìn)庫房自行抽取原件時,，其檔案人員持《甲方調(diào)件通知單》通知我方?！都追秸{(diào)件通知單》應(yīng)按照檔案文件號順序填寫,，便于工作人員查找。我方庫房管理人員按照《甲方調(diào)件通知單》內(nèi)容做好接待準(zhǔn)備,。委托方調(diào)件人員進(jìn)入庫房應(yīng)遵守庫房管理規(guī)定,，注意安全和風(fēng)險防范。不得吸煙,，不得進(jìn)入無關(guān)庫房,，不得翻動與調(diào)件無關(guān)的卷宗，離庫時應(yīng)主動關(guān)好門窗和照明燈,，通知我方庫房管理人員,，保障庫房安全,。在取出原件的位置放置《頂替卡》,，注明原件內(nèi)容、取出時間,，便于我方日常管理卷宗和追蹤原件,。原件歸還時撤出頂替卡。在抽取和回插工作中,，委托方人員注意不得將案卷內(nèi)順序打亂,，不得將案卷位置擺錯，不得將案卷脊標(biāo)顛倒擺放,。抽取和回插工作完成后,，會同我方人員檢查庫房,，無誤后，辦理調(diào)件和銷帳手續(xù),?！都追秸{(diào)件通知單》和明細(xì)清單一份留我方備案。

    三,、托管檔案庫房管理制度
    1. 存放托管檔案的庫房應(yīng)符合國家檔案局對檔案庫房的使用要求,，做到安全措施健全，各類設(shè)備擺放有序,，安全標(biāo)識醒目,。
    2. 嚴(yán)格庫房“七防”制度。定期檢查,，做好除蟲滅鼠,，防潮防霉工作，保持庫房正常的溫濕度,。
    3. 庫房門鑰匙要嚴(yán)加控制,，保管好，不得丟失,。庫房無人時必須關(guān)燈,、關(guān)窗、庫房門上鎖,。
    4. 庫房管理人員不得在庫房內(nèi)抽煙吃零食,，不得接人待客。不能從事與庫房管理無關(guān)的活動,。
    5. 建立《進(jìn)入庫房登記》制度,，嚴(yán)禁非庫房人員進(jìn)入庫房。
    6. 確定托管檔案專用庫房,，不同托管單位檔案不得混用庫房,。庫房內(nèi)不能同時存放其它物品。
    7.存放檔案的裝具是柜,、架,、箱。裝具符合長期保存檔案的要求,。委托方上架的檔案盒應(yīng)按照編號整齊有序排放,，所有裝具統(tǒng)一排列走向，采用阿拉伯?dāng)?shù)字在每列固定位置依次編排列號,、柜架號,、格層號（或箱號）和所存放檔案的起止號。檔案盒應(yīng)從左至右,，從上到下依次排放,。紙箱封箱保管的檔案應(yīng)用木板隔離地面,，防止潮濕發(fā)霉。
    8.定期檢查,。按季檢查檔案實體是否有霉變,、蟲蛀等現(xiàn)象和跡象。檢查檔案的調(diào)出和歸還是否履行了嚴(yán)格的手續(xù),。檢查檔案實體擺放順序是否受到破壞,、出現(xiàn)混亂等。每次檢查情況作好記錄和報告,，反饋委托方,。
    9.庫房值班人員要堅守崗位，不得脫崗,，誤崗,。不得在庫區(qū)、生活區(qū)搞娛樂活動,。定點檢查和巡查庫房,，重點檢查窗戶是否關(guān)好，用電設(shè)備安全狀況,，記錄工作情況備查,。
    10. 庫房值班記錄按月報常務(wù)副館長。本庫房的值班記錄應(yīng)由庫房主管保管5年,。銷毀前需請示館領(lǐng)導(dǎo)同意,。

    四、托管檔案人員樹立服務(wù)觀念
    1. 加強(qiáng)托管檔案責(zé)任,、安全意識,。托管檔案是更重要的檔案，安全管理重于泰山,。庫房人員要加強(qiáng)安全意識,，責(zé)任到人，細(xì)致認(rèn)真,，措施有力,，安全工作保證萬無一失。
    2. 增強(qiáng)托管檔案服務(wù)意識,。在力所能及范圍內(nèi)最大限度滿足托管方工作要求,，熱情周到,，提供方便,，保證工作安全有序，調(diào)卷及時準(zhǔn)確,。
    3. 建立工作記錄制度,。對服務(wù)關(guān)聯(lián)工作中出現(xiàn)的問題,，以及庫房管理發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)做詳細(xì)記錄，及時通知委托方,，提出中肯建議,，尋求解決問題的方法。
    4. 定期交換情況制度,。雙方檔案人員和領(lǐng)導(dǎo)定期溝通情況,，交換意見，改進(jìn)存檔服務(wù)工作,。
    五,、托管檔案人員的素質(zhì)要求
    1. 托管檔案人員要有敬業(yè)精神和責(zé)任心，工作注意方式方法,，做到真誠待客,，服務(wù)熱情，堅持制度,，靈活處置,。
    2. 不斷加強(qiáng)計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)知識的學(xué)習(xí),、熟悉檔案業(yè)務(wù)知識,，增強(qiáng)工作技能和綜合素質(zhì)。通過各種現(xiàn)代化手段,，積極做好提供利用工作,。
    3. 托管服務(wù)做到認(rèn)真、負(fù)責(zé),、熱情,、及時、周到,。